[管理]如何進行有效工作追蹤?

如何進行有效工作追蹤?

        身處管理階層，最常遇到的問題是，如何有效追蹤員工的工作進度？每天緊迫盯人的日報似乎太繁瑣，等到有進度更新，又太讓人不安，如何拿捏工作進度回報要求，是做好有效管理的首要任務。

        其實管理的重點是人的部分，首先要先了解手下員工的工作狀況及能力，依照不同的狀況，進行不同程度或頻率的進度追蹤要求。

依據員工不同表現，可以分成下列四大類：

1. 緊迫盯人：員工在做任何行動前，先進行負責項目回報及討論預計進行方針，再進行下一步。
2. 定期追蹤：員工可以獨自處理負責項目，只需要定期進度回報。
3. 成果追蹤：員工可以獨自處理負責項目，只需要有結果的時候進行回報。
4. 自主追蹤：員工可以獨自處理負責項目，並依照所需進行回報。

[管理]如何應用低承諾高回報策略?

如何應用低承諾高回報策略?

       每個人都希望得到驚喜，在獲得比自己預料期待的更多時，會更加開心和滿意。

       適當的使用低承諾高回報的策略，不只可以提高客戶評價，更是對自己承諾負責人的表現。低承諾的意思，不是要你放低你的承諾，而是在你能做得到的承諾裡面，加上一點緩衝。你和朋友約會的時間是三點，你兩點五十五分就到，後來才到的朋友，感受到的是你對於約會的重視。在預估時程或約定時間時，保留多一些緩衝。有突發狀況時，你剛好可以準時到，沒突發狀況時，你可以提早到。

       應用在人際處理上，在你答應事情裡面，多添加一點，接收的人就會得到出乎意料的驚喜。思考一下跑百米的比賽，通常第一名都只比第二名快那麼一點點。所以只要多那麼一點點超乎想像，就能讓人有不同的感受。

       工作上同理，專業的表現，不只是技能上的能力，更是如何依照能力範圍完美達成的目標。充分瞭解自己可以達到的時程，並保留緩衝空間，過度保證，反而容易失了信用而得不嘗失。再提供客戶或老闆時間表時，計算出你完成案子所需要的時間，再加上百分之十的緩衝時間或依照之前經驗常遇到的額外時間，如此一來，你可以提早將工作完成，安心地知道工作已經完成，並適時地提早提供完成的成果，讓客戶或老闆對於你的表現耳目一新。

       當然要保留隨機的變化，如果每次都是高回報的話，讓就等同讓人開始期待，當你沒法每次給予高回報時，反而適得其反。

[人生]問更好的問題？

問更好的問題？

 

此句話引自南瓜計畫，南瓜計畫講的是創業之後如何讓公司持續成長著茁壯，但把公司兩字換成工作也十分受用。書中提到ㄧ個很重要的觀念：問更好的問題。只有重複問好的問題，才能找的到好的答案，而持續成長。例如，不要問為什麼我沒有錢？要問怎樣才能有錢；不要問為什麼我在掙扎求生？而要問我怎樣才能一天賺1萬元。

因為大腦會幫你的問題找到答案，只要你的問題是對的。

[管理]如何有效管理工作項目時程?

如何有效管理工作項目時程?

       如何有效管理工作項目時程？不管是對個人或管理者而言，都是個難題。時程制定的太寬鬆，容易造成效率不彰；時程制定的太緊迫，又容易失去時程控管的意義。

       要達成有效管理工作項目時程，換言之，希望制定合理的時程，並達成有效的產出。要進行有效管理，首先要明確釐清此工作項目的目標產出為何？接下來，針對目標產出進行執行內容的分解，拆解成數個次要項目，制定每個次項目的開始及預計完成時間，並以每個次項目的結束時間作為檢驗點。在每個檢驗點階段進行此階段的執行狀況進行檢討執行效率及方向是否與目標一致，透過即時的回饋及修正，避免在執行過程偏離目標，而造成時程超過或者偏離目標結果的狀況。

[觀念]如何不生氣？

如何不生氣？

《我們無法改變過去，卻可以改變未來。》 不生氣的技術 p.80

為了已經發生的事，產生懊惱、生氣等負面情緒，是十分不值、又徒勞無功的。就如不生氣的技術作者所說，可以改變的是你的情緒和想法，不是對方要惹你生氣，是你決定要生氣的，情緒的來源是你自己。想必讀到這的你一定會說：這怎麼可能？或都已經火冒三丈了。另一方法是離開現場，在情緒的當下，腦袋處於混亂甚至是原始本能，無法進行任何理性思考，脫口而出的是會是更火上添油的情緒話。離開刺激源或針鋒相對的目標，讓自己冷靜或暫緩一下，是更好處理方式。相信你一定都有這樣的經驗，在氣消後，會覺得之前到底在氣什麼？冷靜後，認真思考如何改變未來吧！

[觀念]什麼是重要的事？

這句話是引自《你可以不只是上班族》
雖然書主要講的是如何利用興趣或專長增加被動收入，但這句話可以改善生活、工作的行為模式。

什麼是重要的事？什麼是你未來目標的關鍵要素？什麼是你上司最在意的事？什麼是負責專案最關鍵的行為？釐清前20％甚至1％的重點或決定性因素，選擇性優先處理並持續思考如何進行效率化，進一步精進。把時間花在刀口上，認定目標確定方向，再專注前進。回應上篇所述，請用心思考及評估再進行，不要只是憑感覺被動的被牽著走。感覺直覺不見得每次都是正確合理的，有可能只是幻覺或甚至錯覺！就像開車導航，設定目的地，選擇現階段最佳路徑(時間短或省錢走平面道路），最終才可以最有效及符合需求的走到目的地。

即刻行動重點：

1. 設定目的地（什麼是重要的？）
2. 選擇路徑（思考最佳選擇條件。）
3. 前往（立刻執行。）
4. 到達（驗證是否如預期。)
5. 試著走另一個路徑（有更好的選擇嗎？）
6. 重覆步驟二。

[觀念] 讀商業書的重點？

『 讀商業書的重點在於「目的」。』

【一流的人讀書，都在哪裡畫線】土井英司 p.019

        讀商業書的方法和讀散文小說是不一樣的。讀商業書通常是有目的性，如想要加強銷售技巧。所以千萬不要像讀小説一樣，一開頭就從第一頁第一個字開始讀，反而是先從目錄，了解整個書的架構，從最想要知道部分開始。先了解結論再回逐部往回去了解為什麼，對於理解程度會更加穩固。避免從頭開始逐字讀，以免還沒到重點就停了或者花許多時間看完後，只是空留個印象，讀到後面，忘了前面。

        讀商業書目的最重要，快速抓住重點，再精讀想了解部分。不是一定得看完整本書，能從書獲得一個觀念或激發出一個新思維，就已經是不虛此讀了。

[觀念]如何解決時間不夠用，最關鍵的是？

如何解決時間不夠用，最關鍵的是？

「你的大腦並不是你，你的大腦是（屬於）「你的」大腦」

~ ＂把時間當作朋友 ＂ 李笑來 p.032

        絕大多數的人活著就只是活著，常說沒有時間、沒有辦法、太忙了，其實根本原因是被自己的大腦奪走主控權，只憑著直覺走，甚至是盲目的前進，時間就莫名的流失了。

        時間是持續進行的，不管你有意識或無意識，它都以等速滴答、滴答的前進。需要處理事很多，被動的讓事情推著自己走，處理急但不知重不重要的事，乍看做了很多，其實是在原地打轉。

        要改善此狀況的第一步，讓自己有意識的成為自己的主宰而不是被動的被下意識或無意識的大腦拖著走。大腦是你的，重回主導權，做自己的人生。