[管理]如何有效管理工作項目時程?

如何有效管理工作項目時程?

       如何有效管理工作項目時程？不管是對個人或管理者而言，都是個難題。時程制定的太寬鬆，容易造成效率不彰；時程制定的太緊迫，又容易失去時程控管的意義。

       要達成有效管理工作項目時程，換言之，希望制定合理的時程，並達成有效的產出。要進行有效管理，首先要明確釐清此工作項目的目標產出為何？接下來，針對目標產出進行執行內容的分解，拆解成數個次要項目，制定每個次項目的開始及預計完成時間，並以每個次項目的結束時間作為檢驗點。在每個檢驗點階段進行此階段的執行狀況進行檢討執行效率及方向是否與目標一致，透過即時的回饋及修正，避免在執行過程偏離目標，而造成時程超過或者偏離目標結果的狀況。


       以下生活實例來說，怎麼去估計洗衣服所需要時間？可以拆解成下列幾個步驟：

1. 收晾衣架上的衣服(5分)
2. 把衣服放進洗衣袋(5分)
3. 洗衣袋丟進洗衣機，開始洗衣。(60分)
4. 把洗好衣服從洗衣袋拿出，吊到晾衣架(5分)
5. 整理洗衣袋並晾乾(3分)

       接下來逕行工作流程整理，由於洗衣機運作需耗費一定時間，且把晾衣架衣服收起來並不影響洗衣前置作業，所以最有效流程排序如下，估計總時間為75分鐘。

1. 把衣服放進洗衣袋(5分)
2. 洗衣袋丟進洗衣機，開始洗衣。(60分)
3. 收晾衣架上的衣服(5分)
4. 把洗好衣服從洗衣袋拿出，吊到晾衣架(5分)
5. 整理洗衣袋(5分)

       進行實際運作時間驗證，並記錄各個項目時間，得到實際的流程為73分鐘。

1. 把衣服放進洗衣袋(3分)
2. 洗衣袋丟進洗衣機，開始洗衣。(60分)
3. 收晾衣架上的衣服(3分)
4. 把洗好衣服從洗衣袋拿出，吊到晾衣架(8分)
5. 整理洗衣袋並晾乾(3分)

        接下來思考是否有優化的空間？

1. 洗衣機洗衣服的時間依照品質需求而定，預設可以使用標準，但若比較沒那麼髒的衣服，快洗可能是個選項。
2. 把衣服從洗衣袋拿出，吊到晾衣架和整理洗衣袋，可以思考是否可接著做，取出一袋就順手把洗衣袋掛上，避免把衣服吊完後，再進行洗衣袋晾乾時，又需要整理。

       雖然以上例子，並無再當中插入檢驗點部分，但實際上可以在洗衣機洗衣這個等待時間，作為檢驗點來思考已執行的流程，並確認是否需進行修正。

       以上其實就是常聽到的PDCA(Plan-Do-Check-Action)流程，唯一增加的就是紀錄實際時間並與預估時間比較，再持續修正。透過持續檢視及修正，最後即可得到最佳時程規劃並有執行紀錄可參考。